Giấy tờ bắt buộc công chứng khi mua bán đất 2026, công chứng điện tử

Khi mua bán đất năm 2026, giấy bắt buộc công chứng hoặc chứng thực là hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất. Giấy đặt cọc, giấy nhận tiền và biên bản bàn giao thì không bắt buộc. Nhưng ký công chứng xong, đất vẫn chưa thuộc về người mua cho tới khi đăng ký vào sổ địa chính. Và giá ghi trong hợp đồng quyết định số thuế phải nộp.

Bài này đi theo đúng thứ tự một lần mua đất: đặt cọc, kiểm điều kiện, ra công chứng, ghi giá, nộp thuế, nộp hồ sơ sang tên. Ở mỗi bước, chúng tôi ghi rõ giấy nào phải có và điều luật nào quy định.

Cập nhật 17/9/2026:

• Thêm mục ghi giá trong hợp đồng theo Điều 57 Nghị định 253/2026/NĐ-CP: ghi thấp hơn giá theo bảng giá đất thì thuế vẫn tính theo bảng giá đất.
• Thêm nơi nộp hồ sơ theo Quyết định 54/2026/QĐ-UBND của tỉnh và thời gian nhận sổ thực tế ở Ninh Hòa.
• Thêm lãi chậm trả tiền, mục Hỏi nhanh, 2 ảnh mới; sắp xếp lại bài theo các bước của một lần mua đất.

Các lần cập nhật trước: ngày 12/9/2026 thêm công chứng điện tử, thuế phí khi sang tên và điều kiện miễn thuế nhà đất duy nhất; ngày 15/9/2026 sửa câu về mốc 183 ngày theo đúng chữ trong Nghị định 253/2026/NĐ-CP.

Giấy tờ bắt buộc công chứng khi mua bán đất: bảng tóm tắt

Giấy tờ bắt buộc công chứng khi mua bán đất ở Ninh Hòa

Giấy tờ	Có phải công chứng?	Căn cứ
Hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất	Bắt buộc công chứng hoặc chứng thực	Điểm a khoản 3 Điều 27 Luật Đất đai 2024
Hợp đồng chuyển nhượng có một bên là tổ chức kinh doanh bất động sản	Các bên tự chọn	Điểm b khoản 3 Điều 27 Luật Đất đai 2024
Hợp đồng đặt cọc	Không bắt buộc	Điều 328 Bộ luật Dân sự 2015
Giấy nhận tiền, biên bản bàn giao đất	Không bắt buộc	Không có quy định bắt buộc
Hợp đồng ủy quyền bán, định đoạt đất	Trên thực tế phải công chứng	Điều 562–569 Bộ luật Dân sự 2015; Luật Công chứng 2024
Thỏa thuận lối đi, ranh giới với thửa liền kề	Không bắt buộc công chứng, nhưng phải đăng ký	Điều 29 và Điều 133 Luật Đất đai 2024

Công chứng làm ở tổ chức hành nghề công chứng. Chứng thực làm ở UBND cấp xã nơi có đất. Với người mua đất ở Ninh Hòa, hai cách đều hợp lệ.

Bước 1. Đặt cọc: không cần công chứng, nhưng phải viết rõ

Giấy đặt cọc chỉ cần hai bên ký. Luật chỉ đặt sẵn mức phạt khi một bên đổi ý (Điều 328 Bộ luật Dân sự 2015):

• Người đặt cọc không mua nữa thì mất tiền cọc.
• Người nhận cọc không bán nữa thì trả lại tiền cọc và trả thêm một khoản bằng tiền cọc, tức là trả gấp đôi.

Muốn phạt theo mức khác thì phải ghi rõ trong giấy cọc; không ghi thì áp mức trên. Nếu đã đến hạn mà một bên chậm trả tiền và giấy tờ không thỏa thuận lãi, bên chậm trả phải chịu lãi 10%/năm trên số tiền chậm trả (Điều 357 và Điều 468 Bộ luật Dân sự 2015).

Kinh nghiệm của chúng tôi: giấy cọc nên ghi số thửa, số tờ bản đồ, diện tích đúng như trên sổ, tổng giá, hạn ra công chứng, ai nộp khoản thuế phí nào, và cách xử lý nếu sổ bị vướng. Hợp đồng công chứng sau này phải khớp số thửa, số tờ, diện tích đang ghi trên hệ thống, nên sai từ giấy cọc là sai theo tới cuối.

Bước 2. Kiểm bốn điều kiện trước khi ký

Theo Điều 45 Luật Đất đai 2024, người bán chỉ được chuyển nhượng khi có đủ bốn điều kiện:

Điều kiện	Kiểm bằng cách nào
Có Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất	Xem bản gốc, đối chiếu tên người bán với giấy tờ tùy thân
Đất không có tranh chấp, hoặc tranh chấp đã được giải quyết bằng bản án, quyết định có hiệu lực	Hỏi tổ dân phố, thôn và các chủ đất liền kề; ra thực địa xem mốc giới
Quyền sử dụng đất không bị kê biên, không bị áp dụng biện pháp khẩn cấp tạm thời để bảo đảm thi hành án	Nhờ công chứng viên kiểm tra trước khi ký
Còn trong thời hạn sử dụng đất	Đọc dòng thời hạn trên sổ, nhất là với đất nông nghiệp

Ngoài bốn điều kiện đó, còn ba thứ trên sổ hay làm hồ sơ kéo dài: sổ cấp cho hộ gia đình (phải có đủ các thành viên có chung quyền), người đứng tên đã mất (phải giải quyết thừa kế trước), và sổ ghi tờ bản đồ cũ sau đo đạc lại (phải đính chính trước khi ký). Thửa nằm trong hành lang đường hoặc dự án thì đọc thêm bài đất dính quy hoạch có mua được không.

Riêng đất trồng lúa: cá nhân không trực tiếp sản xuất nông nghiệp vẫn được nhận chuyển nhượng trong hạn mức. Vượt hạn mức thì phải lập tổ chức kinh tế và có phương án sử dụng đất trồng lúa được phê duyệt (Điều 176 Luật Đất đai 2024). Ai đã có nhiều đất lúa nên hỏi trước mình còn trong hạn mức hay không.

Bước 3. Ra công chứng: mang theo gì, ký ở đâu

Ngày ra công chứng, hai bên mang theo:

• Bản gốc Giấy chứng nhận của thửa đất.
• Giấy tờ tùy thân của bên bán và bên mua.
• Giấy tờ về tình trạng hôn nhân, để công chứng viên xác định đất là tài sản chung hay tài sản riêng.
• Sổ cấp cho hộ gia đình thì cần văn bản của các thành viên có chung quyền sử dụng đất.

Giấy tờ mang theo khi ra công chứng và khi nộp hồ sơ sang tên, cập nhật 17/9/2026

Công chứng điện tử: có thật từ 01/7/2025

Luật Công chứng 2024 và Nghị định 104/2025/NĐ-CP ngày 15/5/2025 cùng có hiệu lực từ 01/7/2025, cho phép công chứng điện tử theo hai cách:

Cách làm	Các bên ở đâu	Dùng cho
Trực tiếp	Cùng có mặt tại tổ chức hành nghề công chứng, ký trên hệ thống điện tử	Các giao dịch dân sự nói chung
Trực tuyến	Ở các điểm cầu khác nhau, qua nền tảng trực tuyến	Các giao dịch dân sự, trừ di chúc và hành vi pháp lý đơn phương khác

Người yêu cầu phải có tài khoản định danh điện tử mức độ 2, chữ ký số hợp lệ, thiết bị gọi video được và đã đăng ký trên nền tảng công chứng điện tử. Văn bản công chứng điện tử có chữ ký số của công chứng viên và của tổ chức hành nghề công chứng, có giá trị như bản giấy, và có hiệu lực từ lúc công chứng viên ký và gắn dấu thời gian.

Hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất không thuộc nhóm bị loại trừ, nên về nguyên tắc khách ở xa có thể ký trực tuyến. Nhiều khách của chúng tôi ở TP. Hồ Chí Minh, Hà Nội, Đắk Lắk, nên đây là điều đáng biết. Nhưng quy định có sẵn chưa có nghĩa nơi nào cũng làm được ngay. Hãy gọi hỏi tổ chức công chứng ở Ninh Hòa xem họ đã nhận cách này chưa, trước khi đặt lịch.

Lưu ý: Điều 15 Nghị định 104/2025 có các mốc 31/12/2026, 31/12/2027, 31/12/2028. Đó là hạn chuyển đổi các Phòng công chứng công lập, không phải lộ trình áp dụng công chứng điện tử.

Bước 4. Ghi giá trong hợp đồng: thấp hơn bảng giá đất thì thuế vẫn tính theo bảng giá

Nhiều người nghĩ cứ ghi giá thật thấp trong hợp đồng công chứng, thậm chí thấp hơn giá nhà nước, thì thuế sẽ thấp theo. Từ 01/7/2026, Điều 57 Nghị định 253/2026/NĐ-CP đặt ra mức sàn:

1. Giá chuyển nhượng để tính thuế là "giá ghi trên hợp đồng chuyển nhượng tại thời điểm chuyển nhượng".
2. Hợp đồng không ghi giá đất, hoặc ghi thấp hơn giá tính theo bảng giá đất và hệ số điều chỉnh giá đất (nếu có), thì giá tính thuế là giá theo bảng giá đất và hệ số đó.
3. Có nhà, công trình trên đất thì phần đất tính như điều 2, phần nhà tính theo giá tính lệ phí trước bạ nhà do UBND tỉnh quy định.

Giá ghi trong hợp đồng chuyển nhượng và cách tính thuế thu nhập cá nhân 2% theo Điều 57 Nghị định 253/2026/NĐ-CP

Ví dụ: thửa đất ở 100 m² vị trí 1 đường Hòn Hèo (phường Ninh Hòa) có giá bảng giá 1.389.960 đ/m², tức 138.996.000 đồng. Hợp đồng ghi 100 triệu đồng thì thuế 2% vẫn tính trên 138.996.000 đồng, ra 2.779.920 đồng, không phải 2.000.000 đồng. Hệ số điều chỉnh có áp vào mức này hay không, chúng tôi chưa khẳng định. Giá từng tuyến đường xem bài Bảng giá đất Ninh Hòa 2026.

Nhận xét của chúng tôi: ghi đúng giá thật là cách an toàn nhất. Khi có tranh chấp, hợp đồng công chứng là giấy tờ chính; khoản tiền trả ngoài hợp đồng rất khó chứng minh.

Bước 5. Thuế, phí khi sang tên đất năm 2026

Khoản	Cách tính	Ai nộp
Thuế thu nhập cá nhân	Giá chuyển nhượng × 2%	Bên bán (theo luật)
Lệ phí trước bạ	Giá theo bảng giá đất × diện tích × 0,5%	Bên mua (theo luật)
Phí công chứng, phí đo đạc, lệ phí cấp sổ	Tùy từng lô, hỏi nơi làm hồ sơ	Hai bên thỏa thuận

Thuế vẫn là 2%, không phải 20%. Luật Thuế thu nhập cá nhân năm 2025, hiệu lực 01/7/2026, giữ mức 2% trên giá chuyển nhượng. Phương án đánh 20% trên phần lãi từng được bàn nhiều trên báo năm 2025 nhưng không được thông qua. Lệ phí trước bạ thì tính trên bảng giá đất của tỉnh, không tính trên giá bán. Cách tính trọn một thương vụ có ở bài Thuế bán đất 2026 ở Ninh Hòa.

Miễn thuế nhà đất duy nhất: phải đủ cả ba điều kiện

Theo Điều 19 Nghị định 253/2026/NĐ-CP, người bán nhà ở, đất ở duy nhất chỉ được miễn thuế khi:

1. Tại thời điểm bán, chỉ có một nhà ở hoặc một thửa đất ở trên toàn Việt Nam.
2. Đã có quyền sở hữu, sử dụng ít nhất 183 ngày tính từ ngày cấp Giấy chứng nhận.
3. Bán toàn bộ. Bán một phần thì phần bán đó không được miễn.

Ba chi tiết hay bị hiểu sai:

• Sổ được cấp lại, cấp đổi thì mốc 183 ngày tính theo ngày cấp Giấy chứng nhận trước khi cấp lại, cấp đổi (điểm b khoản 2 Điều 19). Năm 2025–2026 nhiều sổ ở Ninh Hòa được cấp đổi sang mẫu mới hoặc tên xã phường mới; việc cấp đổi không làm mất mốc. Tên xã phường mới xem bài tên thôn, tổ dân phố Ninh Hòa 2026.
• Đất đứng tên chung, kể cả vợ chồng, thì chỉ người chưa có nhà ở, đất ở nơi khác được miễn (điểm a khoản 2 Điều 19).
• Người bán tự kê khai và tự chịu trách nhiệm về việc "duy nhất". Khai sai thì bị truy thu thuế và xử phạt (khoản 3 Điều 19). Nhà ở, công trình hình thành trong tương lai không được miễn.

Với người có thửa lớn định cắt bán một phần, điều kiện "bán toàn bộ" nghĩa là phần bán ra vẫn nộp đủ 2%. Với người mua rồi bán lại sớm, câu nên hỏi trước khi ký là: sổ của mình cấp ngày nào?

Bước 6. Nộp hồ sơ sang tên và nhận sổ mới

Bộ hồ sơ sang tên gồm:

1. Bản gốc Giấy chứng nhận.
2. Hợp đồng chuyển nhượng đã công chứng hoặc chứng thực.
3. Tờ khai thuế thu nhập cá nhân và tờ khai lệ phí trước bạ.
4. Đơn đăng ký biến động đất đai.

Nộp ở đâu: từ 17/7/2026, trình tự thủ tục đất đai ở Khánh Hòa theo Quyết định 54/2026/QĐ-UBND của UBND tỉnh. Hồ sơ nộp tại Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp tỉnh hoặc cấp xã; Văn phòng Đăng ký đất đai hoặc chi nhánh giải quyết. Riêng tách thửa, tổng thời gian là 10 ngày làm việc, và 20 ngày ở vùng miền núi, hải đảo. (Chúng tôi chưa đọc được toàn văn quyết định này; các ý trên theo báo chí phổ biến ngày 25/7/2026.)

Hồ sơ đi thế nào: cơ quan đăng ký đất đai chuyển thông tin sang cơ quan thuế; cơ quan thuế ra thông báo nộp tiền; nộp xong thì được cấp sổ mới đứng tên bên mua, sổ cũ bị thu hồi.

Mất bao lâu: theo các hồ sơ chúng tôi đã làm ở Ninh Hòa, từ lúc nộp hồ sơ tới lúc nhận sổ mới mất khoảng 20 ngày. Thời gian chuẩn bị trước khi nộp thì tùy tình trạng sổ của bên bán: hộ gia đình đông người, sổ ghi tờ bản đồ cũ hay ranh giới chưa rõ đều làm chậm thêm.

Đất thành của người mua từ khi nào?

Quyền sử dụng đất chuyển sang bên mua kể từ khi được đăng ký vào sổ địa chính, không phải từ lúc ký công chứng, cũng không phải từ lúc trả đủ tiền.

Ký xong, trả đủ tiền, cầm sổ trong tay, nhưng chưa nộp hồ sơ sang tên thì trên sổ địa chính đất vẫn đứng tên người bán. Nếu trong thời gian đó người bán bị thi hành án hoặc có tranh chấp, người mua ở thế yếu. Vì vậy ký xong thì nên nộp hồ sơ ngay.

Lối đi chung, ranh giới: không đăng ký thì chủ mới không phải tôn trọng

Lô trong hẻm hoặc lô phải đi nhờ qua đất người khác cần đọc kỹ phần này. Quyền đối với thửa đất liền kề phải được đăng ký thì mới có hiệu lực với người thứ ba (Điều 29 và Điều 133 Luật Đất đai 2024). Một tờ giấy thỏa thuận giữa hai nhà là chưa đủ:

• Hàng xóm bán đất cho người khác thì chủ mới không buộc phải giữ lối đi theo tờ giấy đó.
• Chính anh chị bán lại sau này thì người mua kiểm pháp lý sẽ thấy lối đi không có cơ sở, và có thể ép giá hoặc bỏ cọc.

Mẫu văn bản thỏa thuận ranh giới chúng tôi dùng ở Ninh Hòa được lập 2 bản, hai bên ra thực địa kiểm mốc giới, có đại diện tổ dân phố ký làm chứng; bên kia là hộ gia đình thì ghi đủ các thành viên. Ký xong thì đăng ký, đừng để trong tủ.

Ủy quyền thay cho mua bán: rủi ro cho người bỏ tiền

Có người dùng hợp đồng ủy quyền thay cho hợp đồng chuyển nhượng để né thủ tục hoặc né thuế. Giao dịch dùng để che giấu một giao dịch khác là giao dịch giả tạo và có thể bị tuyên vô hiệu (Điều 124 Bộ luật Dân sự 2015). Khi đó người bỏ tiền rất khó đòi lại quyền.

Ba điểm khác về ủy quyền: không ghi thời hạn thì hợp đồng có hiệu lực 1 năm; không ghi thù lao thì coi như không có thù lao (Điều 562–569 Bộ luật Dân sự 2015); người đại diện không được giao dịch với chính mình (khoản 3 Điều 141).

Hỏi nhanh về công chứng khi mua bán đất

Mua bán đất có bắt buộc công chứng không?
Có. Hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất phải công chứng hoặc chứng thực, trừ trường hợp một bên là tổ chức kinh doanh bất động sản.

Hợp đồng đặt cọc mua đất có cần công chứng không?
Không bắt buộc. Nhưng nên ghi rõ số thửa, giá, hạn công chứng và mức phạt cọc.

Công chứng hợp đồng mua bán đất ở đâu?
Ở tổ chức hành nghề công chứng, hoặc chứng thực tại UBND cấp xã nơi có đất.

Ở xa có ký công chứng trực tuyến được không?
Về quy định thì được, vì hợp đồng chuyển nhượng không thuộc nhóm bị loại trừ. Người ký cần tài khoản định danh điện tử mức 2 và chữ ký số. Hãy hỏi trước tổ chức công chứng xem họ đã làm được chưa.

Hợp đồng ghi giá thấp hơn bảng giá đất thì thuế tính thế nào?
Thuế tính trên giá ghi trong hợp đồng, nhưng nếu giá đó thấp hơn giá theo bảng giá đất (hoặc không ghi giá) thì thuế tính theo bảng giá đất (Điều 57 Nghị định 253/2026/NĐ-CP).

Sang tên đất ở Ninh Hòa mất bao lâu?
Theo các hồ sơ chúng tôi đã làm, khoảng 20 ngày từ lúc nộp hồ sơ tới lúc nhận sổ mới, chưa tính thời gian chuẩn bị giấy tờ.

Bán đất ở duy nhất có được miễn thuế không?
Được, nếu đủ cả ba điều kiện: duy nhất, có sổ ít nhất 183 ngày, và bán toàn bộ.

Bảng tra điều luật

Việc	Căn cứ
Hợp đồng chuyển nhượng phải công chứng, chứng thực	Khoản 3 Điều 27 Luật Đất đai 2024
Điều kiện chuyển nhượng	Điều 45 Luật Đất đai 2024
Quyền đối với thửa đất liền kề phải đăng ký	Điều 29 và Điều 133 Luật Đất đai 2024
Hạn mức nhận chuyển nhượng đất nông nghiệp	Điều 176 Luật Đất đai 2024
Đặt cọc, phạt cọc	Điều 328 Bộ luật Dân sự 2015
Lãi chậm trả tiền	Điều 357 và Điều 468 Bộ luật Dân sự 2015
Giao dịch giả tạo	Điều 124 Bộ luật Dân sự 2015
Người đại diện không được giao dịch với chính mình	Khoản 3 Điều 141 Bộ luật Dân sự 2015
Lối đi qua bất động sản liền kề	Điều 254 Bộ luật Dân sự 2015
Hợp đồng ủy quyền	Điều 562–569 Bộ luật Dân sự 2015
Công chứng điện tử	Luật Công chứng 2024; Nghị định 104/2025/NĐ-CP, hiệu lực 01/7/2025
Thuế thu nhập cá nhân 2%	Luật Thuế thu nhập cá nhân năm 2025, hiệu lực 01/7/2026
Giá chuyển nhượng để tính thuế	Điều 57 Nghị định 253/2026/NĐ-CP
Miễn thuế nhà đất duy nhất, mốc 183 ngày	Điều 19 Nghị định 253/2026/NĐ-CP
Trình tự thủ tục đất đai ở Khánh Hòa	Quyết định 54/2026/QĐ-UBND, hiệu lực 17/7/2026

Những điều chúng tôi nói thẳng

• Bài này ghi lại quy định tới tháng 9/2026. Riêng năm 2025–2026 đã có nhiều đợt sửa lớn, nên đừng dùng bài cũ hơn một năm để quyết chuyện tiền tỷ.
• Mỗi hồ sơ có thể khác. Hãy hỏi công chứng viên trước khi ký, kể cả khi đã đọc bài này.
• Công chứng điện tử đã có quy định, nhưng làm được tới đâu là tùy từng nơi. Chúng tôi không hứa thay tổ chức công chứng.
• Hệ số điều chỉnh giá đất có áp vào giá tính thuế thu nhập cá nhân hay không, chúng tôi chưa khẳng định.
• Chúng tôi là môi giới, không phải luật sư hay cơ quan thuế. Việc của chúng tôi là chỉ đúng chỗ cần hỏi và đi cùng anh chị tới đó.

Cần soát pháp lý một lô đất ở Ninh Hòa trước khi đặt cọc?
Gọi hoặc nhắn Zalo 0869 009 368 (Mr. Năng), hỗ trợ 24/24. Chúng tôi xem sổ, tra quy hoạch và đo lại tại chỗ, không tính phí.

Xem thêm: chuyên mục pháp lý nhà đất · kinh nghiệm mua bán đất Ninh Hòa · chi phí lên thổ cư ở Ninh Hòa.

Nguồn tham khảo

• Luật Đất đai 2024: Điều 27, 29, 45, 133, 176
• Bộ luật Dân sự 2015: Điều 124, 141, 254, 328, 357, 468, 562–569
• Luật Công chứng 2024 và Nghị định 104/2025/NĐ-CP ngày 15/5/2025 về công chứng điện tử, hiệu lực 01/7/2025
• Luật Thuế thu nhập cá nhân năm 2025 và Nghị định 253/2026/NĐ-CP ngày 30/6/2026 (Điều 19, Điều 57), hiệu lực 01/7/2026
• Quyết định 54/2026/QĐ-UBND của UBND tỉnh Khánh Hòa về trình tự thủ tục hành chính đất đai, hiệu lực 17/7/2026 (theo báo chí ngày 25/7/2026)
• Nghị quyết 15/2025/NQ-HĐND tỉnh Khánh Hòa về bảng giá đất áp dụng từ 01/01/2026

Bài đăng tháng 8/2026; cập nhật ngày 12/9, 15/9 và 17/9/2026.